Положення про канцелярію

                                 ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказом керівника апарату

Бахмацького  районного суду

                                                                                                          від 24.02.2012 р. № 10-од

П О Л О Ж Е Н Н Я

ПРО КАНЦЕЛЯРІЮ БАХМАЦЬКОГО РАЙОННОГО СУДУ

1.      Загальні положення

1.1.Канцелярія Бахмацького районного суду (далі – канцелярія) є структурним підрозділом Бахмацького районного суду та підпорядковується йому.

1.2.Канцелярія в своїй діяльності керується Конституцією України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кримінально -  процесуальним кодексом України,  Кодексом адміністративного судочинства України та іншими кодексами України, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу", "Про засади запобігання і протидії корупції", «Про звернення громадян» та іншими законами України, актами Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів та державної служби, Інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді  та цим положенням.

1.3. Зміни і доповнення до Положення можуть бути внесені керівником апарату суду.

2. Основні завдання

2.1. Здійснення роботи з документального забезпечення роботи суду.

2.2. Здійснення роботи щодо обліку документообігу суду.

2.3. Здійснення роботи з обліку звернень громадян та юридичних осіб.

2.4. Здійснення прийому громадян.

2.5. Забезпечення статистично-аналітичної роботи суду.

2.6. Систематизація законодавства України та судової практики.

2.7. Забезпечення зберігання речових доказів.

2.8.Взаємодія з іншими структурними підрозділами суду з питань, що стосуються діяльності канцелярії.

3. Функції

3.1.Здійснення прийому, реєстрації та розподілу кореспонденції, що надійшла до суду: позовних заяв, скарг, заяв тощо.

3.2. Ведення документів первинного обліку, номенклатурних справ.

3.3.Облік та зберігання судових справ, речових доказів, документів первинного обліку.

3.4. Направлення судових справ із скаргами, поданнями до судів вищих інстанцій.

3.5. Своєчасне та якісне звернення судових рішень до виконання.

3.6.  Відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання.

3.7.Своєчасне та якісне складання звітів судової статистики, ведення документів первинного обліку, відповідає за достовірність та своєчасність їх складання та оформлення.

3.8.Контроль за своєчасною здачею судових справ до канцелярії суду, проведення аналітичної роботи щодо строків здачі справ до канцелярії суду, підготовка відповідних пропозицій з удосконалення цієї роботи.

3.9.Подання керівнику апарату суду пропозицій щодо складання номенклатури справ суду, їх узагальнення.

3.10. Підготовка та передача до архіву суду судових справ за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документації канцелярії суду за минулі роки.

3.11. Участь в аналітичній роботі з питань організації діловодства в суді.

3.12. Належне здійснення прийому громадян працівниками відділу.

3.13. Ведення обліку та контроль за виконанням судових доручень, що

надійшли з інших судів України та іноземних держав.

3.14. Ведення обліково-статистичних карток в електронному вигляді.

3.15. Виконання доручень керівника апарату суду щодо організації роботи канцелярії.

3.16. Забезпечення своєчасного надходження позовних заяв та іншої кореспонденції до суддів.

3.17. Забезпечення ведення контрольних журналів суддів.

3.18. Забезпечення внесення до обліково-статистичних карток інформації.

3.19. За дорученням керівника апарату розгляд звернень та підготовка проектів відповідей на них.

3.20. Проведення узагальнення роботи суду.

3.21. Забезпечення підготовки копій судових рішень суду.

3.22. За дорученням керівника апарату суду здійснення контролю за виконанням окремих розділів плану роботи суду.

3.23. Заповнення статистичних карток на підсудного (обвинуваченого) за

допомогою техніко-технологічних засобів.

3.24. Забезпечення своєчасного подання всіх форм звітів територіальному управлінню Державної судової адміністрації України у Чернігівській області та відповідному територіальному управлінню статистики Держкомстату за своїм місцезнаходженням.

3.25. Заповнення карток обліку сум матеріальної і моральної шкоди, завданих злочином.

3.26. Організація складання та обробки статистичних звітів про роботу суду за допомогою техніко-технологічних засобів.

3.27. Кожен звітний період проведення аналізу даних судової статистики з визначенням тенденцій динаміки основних показників судочинства.

3.28. Організація та здійснення підготовки статистичних таблиць, довідок, інформацій для використання в діяльності суду, на оперативних нарадах, при проведенні перевірок канцелярій суду, на звернення інших відомств.

3.29. Вжиття заходів щодо забезпечення гласності даних судової статистики. 

3.30. Проведення аналізу стану діловодства та судової статистики в суді за підсумками кожного звітного періоду, здійснення розробки пропозицій з підвищення рівня цієї роботи.

3.31. Приймання на зберігання від відповідних працівників апарату суду судових документів,  що закінчені діловодством.

3.32. Розробка заходів, спрямованих на вдосконалення діловодства, організацію роботи з документального забезпечення діяльності суду.

4. Організація роботи

4.1. Канцелярія складається з наступних секторів – загальна канцелярія, з цивільних  справ,  адміністративних справ, з кримінальних справ, з справ про адміністративні правопорушення.

4.2. Організація роботи канцелярії покладається на заступника керівника апарату суду.

4.3. Свою роботу канцелярія проводить в тісній взаємодії з іншими працівниками апарату суду.

4.4. Посадові обов'язки кожного співробітника канцелярії суду установлюються та затверджуються  керівником апарату суду.

4.5. Працівники канцелярії призначаються на посади і звільняються з посад керівником апарату суду.

4.6. У разі відсутності старшого секретаря чи секретаря суду  або неможливості здійснення ними своїх повноважень їх обов'язки виконує працівник канцелярії, призначений керівником апарату.

4.7. Старший секретар, секретарі суду та інші працівники канцелярії свої функціональні обов'язки виконують під керівництвом керівника апарату суду.

5. Права

5.1. Одержувати від посадових осіб необхідну інформацію з питань, віднесених до компетенції канцелярії.

5.2. В межах компетенції канцелярії вивчати документи, інші матеріали, що стосуються роботи суду та надавати відповідні пропозиції та рекомендації.

5.3. Вносити пропозиції керівнику апарату суду для обговорення найбільш важливіших питань організації роботи канцелярії на нарадах суду.

5.4. Вносити пропозиції керівнику апарату суду щодо покращення умов, удосконалення форм і методів роботи канцелярії суду, забезпечення належної взаємодії з працівниками апарату суду, а також щодо покращення роботи суду в цілому.

5.5. Отримувати від працівників апарату суду необхідну інформацію для виконання своїх завдань та обов'язків.

6. Відповідальність канцелярії

6.1. Відповідальність за належне і своєчасне виконання функцій канцелярії, передбачених дійсним положенням, несе заступник керівника апарату суду.

6.2. На заступника керівника апарату суду покладається персональна відповідальність за:

6.2.1. Організацію діяльності канцелярії по виконанню покладених на неї завдань та функцій.

6.2.2. Організацію оперативної і якісної підготовки і оформлення документів, ведення діловодства згідно з діючими правилами й інструкціями.

6.2.3. Збереженість прийнятих у роботу документів.

6.2.4. Дотримання співробітниками канцелярії трудової  дисципліни.

6.2.5. Забезпечення збереженості майна, що знаходиться в канцелярії, і дотримання правил пожежної безпеки.

6.2.6. Розміщення і діяльність співробітників канцелярії.

6.3. Відповідальність співробітників канцелярії встановлюється їхніми посадовими інструкціями.