Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішенням зборів суддів
Бахмацького районного
суду Чернігівської області
від 25 березня 2025 року № 3
ЗАСАДИ
використання автоматизованої системи документообігу
у Бахмацькому районному суді Чернігівської області
1. Загальні положення
1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу (далі – Засади) визначають повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи документообігу у Бахмацькому районному суді Чернігівської області (далі – суд).
1.2. Засади використання автоматизованої системи документообігу в суді розроблено відповідно до вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11.11.2024 № 39 (далі – Положення), Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Господарського процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Кодексу України з процедур банкрутства та інших нормативно-правових актів.
2. Особливості функціонування автоматизованої системи в суді
2.1. У Бахмацькому районному суді Чернігівської області використовується комп’ютерна програма "Д-3", розроблена адміністратором автоматизованої системи для місцевих загальних судів.
2.2. Збори суддів Бахмацького районного суду мають визначені Положенням про автоматизовану систему документообігу суду повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи.
За результатами розгляду питань, зазначених в абзаці першому цього пункту, рішенням зборів суддів затверджуються Засади використання автоматизовану систему документообігу суду і вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.
У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду.
2.3. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на вебпорталі «Судова влада України» не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.
3.Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху
3.1. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.
Реєстрація клопотань щодо негласних слідчих (розшукових) дій в автоматизованій системі здійснюється у встановленому чинним законодавством порядку без розкриття відомостей про особу, стосовно якої заплановано проведення негласної слідчої (розшукової) дії, та виду цієї слідчої дії.
3.2. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа.
До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документа у вигляді вкладеного цифрового файла.
Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.
Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції, а в разі надходження заяви про визначення підсудності, поданої до пред'явлення позову, - в суді, до якого надійшла така заява. Єдиний унікальний номер залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов'язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.
3.3. Автоматизованою системою може автоматично формуватися номер провадження судової справи, необхідний для діловодства відповідного суду. Цей номер може містити, зокрема, індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.
3.4. Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою.
3.5. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.
4.1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.
4.2. Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:
автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;
пакетного автоматизованого розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;
розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;
визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);
повторного автоматизованого розподілу судових справ.
Збори суддів відповідного суду мають право визначати особливості автоматизованого розподілу судових справ у випадках, прямо передбачених цим Положенням.
4.3. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:
за два місяці до закінчення повноважень судді;
за три календарних дні, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п'яти і більше календарних днів (за наявності наказу голови суду);
за один робочий день, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
у період відпустки судді;
за один робочий день до відрядження та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);
під час тимчасової непрацездатності судді;
у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя, в разі обрання судді касаційного суду до складу Великої Палати - з моменту прийняття рішення про призначення/обрання;
у разі перебування судді у нарадчій кімнаті 8 та більше годин, за попереднім повідомленням судді.
в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.
Якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнта навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.
5.1. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:
із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження та відповідну спеціалізацію (за наявності) щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;
для судців, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;
із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.
5.2. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення, Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.
5.3. Обрання судді за випадковим числом здійснюється відповідно до коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.
5.4. Копія табеля обліку використання робочого часу щодо суддів, що складається для виплати заробітної плати, вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня після підписання цього табеля.
5.5. Здійснення автоматизованого розподілу судових справ без урахування правил, зазначених у підпункті 2.3.4 пункту 2.3 Положення, не допускається.
5.6. Збори суддів відповідного суду мають право запроваджувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.
5.7. Якщо розгляд справи здійснюється колегіально, склад колегії суддів визначається автоматизованою системою.
5.8 Збори суддів відповідного суду мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:
у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);
у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів);
у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів, згідно з вимогами підпункту 2.3.48 пункту 2.3 Положення;
які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні.
які підлягали передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді- доповідачу) у випадках відсутності такого судді, якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки (підпункт 2.3.41 пункту 2.3 Положення);
у випадках повернення до суду вищої інстанції судової справи, в якій судові рішення скасовувались з передачею судової справи на новий розгляд до суду нижчої інстанції (крім справ, у яких наявні обставини, що виключають повторну участь суддів у розгляді справи, в тому числі перегляд справи за нововиявленими обставинами та ін.
у разі повторного надходження до суду позовних заяв, апеляційних і касаційних скарг, з передбачених процесуальним законом підстав.
стосовно суддів, щодо яких за рішенням зборів суддів запроваджується (змінюється) спеціалізація з розгляду конкретних категорій справ.
у разі неможливості визначення судді-доповідача з числа суддів відповідної спеціалізації.
у інших передбачених законом випадках, через які суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ (в тому числі і у випадку обрання щодо судді запобіжного заходу з покладанням на нього обов’язків, які унеможливлюють здійснення ним правосуддя або участь у розгляді судових справ, та/або у випадку ухвалення Вищою радою правосуддя рішення про тимчасове відсторонення судді від здійснення правосуддя).
5.9. Збори суддів відповідного суду мають право визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя, коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи тощо.
5.10. Збори суддів відповідного суду мають право зменшити навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади в суді або виконують інші обов'язки, не пов'язані із здійсненням правосуддя (секретаря судової палати, секретаря Пленуму, вченого секретаря НКР та судді, визначеного доповідачем щодо проекту постанови Пленуму або довідки про вивчення чи узагальнення судової практики, а також є членами Ради суддів України або здійснюють науково-викладацьку діяльність у Національній школі суддів України), але не більш ніж на шістдесят відсотків порівняно з навантаженням інших суддів.
5.11. Збори суддів відповідного суду мають право визначати необхідність врахування при розрахунку коефіцієнта навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи днів, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи.
5.12. Збори суддів відповідного суду мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.
6.1. Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.
За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.
Автоматизований розподіл клопотань про надання дозволу на проведення негласної слідчої (розшукової) дії здійснюється між слідчими суддями, визначеними статтею 247 КПК України.
Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.
6.2. Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.
6.3. Автоматизований розподіл судових справ, пов’язаних із виборчим процесом, процесом проведення референдуму, а також судових справ про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, здійснюється з урахуванням навантаження судді судовими справами зазначених категорій.
6.4 У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.
У разі коли в суді з об’єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог Положення.
6.5. Електронний примірник наказу про відрядження (про скасування наказу про відрядження) судді вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання. Доступ для коригування наказу автоматично блокується автоматизованою системою.
6.7. При об’єднанні судових справ автоматизованою системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю (суддів), якому передано для розгляду ці судові справи.
Не підлягають автоматизованому розподілу судові справи, які надійшли до суду першої інстанції для вирішення питання про їх об’єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України.
6.8.У разі роз’єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.
При роз’єднанні (виділенні) судових справ системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю із врахуванням таких судових справ.
Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.
7. Визначення слідчого судді
7.1.Визначення слідчого судді здійснюється за правилами автоматизованого розподілу, згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3. Положення.
Слідчі судді та їх кількість у суді визначається зборами суддів.
Результатом визначення слідчого судді є протокол автоматизованого визначення слідчого судді, що автоматично створюється автоматизованою системою.
8.Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді
8.1.Передача судової справи раніше визначеному судді, судді-доповідачу проводиться щодо:
- судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи.
- заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;
- заяви про перегляд заочного рішення;
- заяви та клопотання з процесуальних питань, пов'язаних із виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;
- матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;
- зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження;
- заяв про відновлення втраченого судового провадження;
- заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;
- заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;
- позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;
- справ про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;
- справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання;
8.2. За відсутності заборони у процесуальному законі збори суддів мають право передбачити інші випадки передачі судових справ (проваджень) раніше визначеному в судовій справі судді, судді-доповідачу.
8.3.Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду, що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду.
Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
9.Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями
9.1.Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках визначених законом, а також з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, збільшення складу суду в порядку, визначеному підпунктами 2.3.4, 2.3.21 Положення.
9.2.Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), що додається до матеріалів справи.
9.3.Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, зазначена в підпункті 2.3.39 пункту 2.3 Положення, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.3.3 цього Положення.
9.4.За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи.
10.Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи
10.1.Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.
Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.
10.2 Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених обставин.
10.3.У разі настання обставин, зазначених у підпункті 10.1 пункту 10 Засад, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється в порядку, визначеному Засадами використання автоматизованої системи документообігу суду.
10.4.Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у підпункті 10.1 пункту 10.3. Засад, до автоматизованої системи вноситься необхідна інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.
11.1 У разі визначення автоматизованою системою неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ відповідно до підпункту 2.3.24 пункту 2.3 Положення автоматизованою системою автоматизовано створюється протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду.
11.2.У разі усунення обставин, що унеможливлюють здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ, такий розподіл відбувається відповідно до вимог Положення.
12.1.Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді (судді-доповідачу).
12.2.Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи.
13.Визначення присяжних
13.1.Визначення присяжних проводиться для розгляду: кримінального провадження в суді першої інстанції; цивільних справ в порядку окремого провадження. Присяжні визначаються шляхом випадкового відбору зі списку присяжних із дотриманням принципу рівної ймовірності відбору. Не бере участь у випадковому відборі присяжний у період відпустки, тимчасової непрацездатності, відрядження та в інших випадках, що унеможливлюють його участь у розгляді справи у визначений законом строк, за наявності в судів відповідної інформації, за розпорядженням керівника апарату суду.
13.2.У випадках, визначених Кримінальним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматизоване визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних, в кількості семи осіб.
13.3.Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою - п'ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, присяжних залишилось не менша кількість від необхідної для участі в судовому провадженні, автоматизованою системою визначаються три основні та два запасні присяжні з додержанням принципу рівної ймовірності відбору з числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі у судовому провадженні.
13.4.Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою - п'ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, основних та запасних присяжних залишилось менше від необхідної для участі в судовому провадженні кількості, автоматизованою системою визначається добір присяжних зі списку присяжних із додержанням принципу рівної ймовірності відбору із числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі в судовому провадженні.
13.5.У випадках, визначених Цивільним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматизоване визначення присяжних, які внесені до списку, у кількості двох осіб.
13.6.На заміну основного присяжного, який вибув з розгляду кримінального провадження, здійснюється автоматизований добір основного присяжного для розгляду кримінального провадження із числа запасних присяжних, визначених для розгляду даного кримінального провадження, із додержанням принципу рівної ймовірності відбору. Якщо на момент вибуття основного присяжного з розгляду кримінального провадження не залишилось запасних присяжних, визначених для розгляду даного кримінального провадження, які можуть брати участь у розгляді цієї справи, здійснюється додатковий автоматизований добір основного присяжного за загальними правилами автоматизованого визначення присяжних у кримінальному провадженні.
Результатом автоматизованої заміни основного присяжного запасним у кримінальному провадженні є протокол автоматизованого визначення присяжних, що автоматично створюється автоматизованою системою.
13.7.На заміну присяжного, який вибув з розгляду цивільної справи, здійснюється додатковий автоматизований добір присяжного за загальними правилами автоматизованого визначення присяжних для розгляду цивільної справи у порядку окремого провадження.
13.8.У разі визначення автоматизованою системою неможливості визначення присяжних автоматично створюється протокол щодо неможливості автоматизованого визначення присяжних. Протокол щодо неможливості автоматизованого визначення присяжних роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи. Автоматизоване визначення присяжних здійснюється за загальними правилами, визначеними Положенням, після усунення обставин, що унеможливлюють визначення присяжних
_03_03.png)
